Archiviazione documentale

La ”Differenza è nell'integrazione” totale tra le diverse gestioni, il tutto via WEB, sui PC client occorre solo il browser internet.

iDocarchivia qualsiasi tipo di file, dal documento cartaceo trasformato in file attraverso un qualsiasi scanner o multifunzione, al documento office, alle email, le foto, i disegni tecnici ecc. Ai files da archiviare sono assegnate le “chiavi di ricerca”, ovvero gli indici attraverso i quali i documenti potranno essere rintracciati con estrema semplicità e velocità, i files selezionati potranno con un semplice click essere riprodotti:

  • In forma cartacea (stampati)
  • In un formato file diverso da quello di origine, ad esempio da TIF a PDF / A o viceversa, da WORD a PDF ecc.
  • Inviati via email (più files inclusi automaticamente in un’unica email, opzionalmente anche zippati)
  • Inviati via fax

CRM

Gestione delle Relazioni con i soggetti esterni

  • anagrafica centralizzata, i dati sono unificati nella gestione CRM;
  • anagrafica azienda cliente/fornitori e relativi singoli contatti;
  • gestione calendario e agenda condivisa;
  • gestione clienti potenziali, trattative, preventivi;
  • gestione attività da svolgere di gruppo e singole;
  • gestione delle campagne di vendita.

MODULO CUSTOMER PORTAL

Gestione completa ed automatizzata dell'inserimento delle richieste di assistenza (TICKET numerati e collegati) direttamente da parte dei clienti via internet.

MAIL SERVER

  • con interfaccia WEB;
  • caselle email centralizzate e condivisibili;
  • anagrafica condivisa ed integrata con modulo CRM;
  • archiviazione email automatica in iDoc.

VOIP

Centralino e telefonia VoIP integrata:

  • utilizzo di linee via internet (SIP)
  • oppure linee tradizionali (analogiche e ISDN);
  • entrambe le tipologie di linee integrate.

L'integrazione con il modulo CRM, permette:

- per le telefonate in entrata: di visualizzare sullo schermo del PC la scheda anagrafica del soggetto chiamante, e quindi di inserire e registrare l'oggetto della chiamata o di aprire un ticket di assistenza o richiesta da lavorare
- per le telefonate in uscita: di effettuare la chiamata direttamente dal PC con un click nella scheda anagrafica del soggetto.

Moduli:

Il modulo base è costituito da iDoc e CRM, i moduli Customer Portal, mail server e telefonia voip, sono opzionali, quindi possono essere attivati anche successivamente all'utilizzo dei moduli standard

Licenze software

Il modulo CRM e Customer Portal basati su vTiger 5.1, ed il centralino software VoIP, sono progetti “open source” sviluppati da terze parti con licenze GPL gratuite. Il modulo mail server è open source ma con licenza a pagamento ed è basato su Kerio mail server. Il software iDocWEB per l'archiviazione Digitale Documenti, non è un progetto “open source” ed è prodotto dalla Runtime, la quale ha sviluppato anche l'integrazione tra i prodotti descritti sopra ed il software iDocWEB, tale integrazione è denominata One Web Office

Utilizzo via intranet o internet:

Tutto può essere utilizzato via intranet quindi solo nella propria rete aziendale, oppure rendere accessibili pubblicando all'esterno i servizi d’iDoc One Web Office, per utilizzarli via internet.

One Web Office, viene fornito completamente pre-installato e configurato:

  • su server hardware sia Linux che Windows
  • su server virtuale (vmware) solo Linux

One Web Office, è sviluppato in :

  • PHP 5 + ajax
  • java
  • Database MySQL per versioni Linux e Windows
  • MS-SQL per Windows

Semplice come premere un tasto...efficace e completa come un sistema esperto.

Doc Machine è un nuovo concetto di gestione dei Documenti nell'ambito del ”Office Automation, racchiude in se la sintesi di:

  • Sistema di archiviazione digitale dei Documenti completa e definitiva
  • personal computer e/o server Documentale
  • Multifunzione (copia / scansione / e-mail / fax server)

Utilizzando un dito sullo schermo touchscreen della Doc machine si seleziona:

  • il raccoglitore dove inserire il documento (ad es. fatture, corrispondenza, contratti ecc.);
  • la Data (quella del giorno è già pre-impostata).

Opzionalmente il mittente o destinatario del documento (anche da tabella precaricata) i documenti vengono scansionati ed archiviati definitivamente, e contemporaneamente condivisi e consultabili sulla rete di PC dell'ufficio (dagli operatori abilitati).

iDocEvo, archivia qualsiasi tipo di file, dal Documento cartaceo trasformato in file attraverso un qualsiasi scanner o multifunzione, al documento office, alle email, le foto, i disegni tecnici ecc.

L'archiviazione a 360°

Ai files da archiviare vengono assegnate le “chiavi di ricerca”, ovvero gli indici attraverso i quali i documenti potranno essere rintracciati con estrema semplicità e velocità, i files selezionati potranno con un semplice click essere riprodotti:

  • in forma cartacea (stampati);
  • in un formato file diverso da quello di origine, ad esempio da TIF a PDF / A o viceversa, da WORD a PDF ecc.;
  • inviati via email (più files inclusi automaticamente in un’unica email, con l’opzione di zipparla);
  • inviati via fax.

Per ciascun Documento da archiviare sono assegnate solo le chiavi ritenute necessarie per la successiva ricerca. Tutte le tabelle d’iDoc sono parametrizzabili dall’amministratore di sistema, il quale può definire per ciascuna voce di classificazione dei documenti, quali sono le chiavi obbligatorie, al fine di ottenere un’ archivio “standardizzato”, quando gli operatori sono molteplici.

Una specifica funzione prevede di poter collegare tra loro i documenti sia in fase di archiviazione che su documenti già archiviati.

Le principali chiavi di archiviazione standard sono:

  • classificazione
  • protocollo
  • Data Documento
  • Data pervenuto
  • scadenza (con opzione di avviso automatico)
  • codice pratica
  • mittente
  • Destinatario
  • Stato del documento
  • Note

Ciclo del documento

iDoc, è un sistema globale di gestione Digitale dei Documenti, l’archiviazione è solo la prima fase di questo ciclo, infatti archiviato il documento sarà possibile:

  • inviarlo via email, quest’ultima sarà automaticamente collegata al documento di origine; inviare più documenti con una unica email);
  • eseguire l’invio telematico delle fatture attive automaticamente in base all’anagrafica del destinatario della fattura;
  • senza altre operazioni i documenti sono già disponibili per la consultazione on line via browser internet;
  • collegarlo logicamente ad altri documenti;
  • inviarlo via fax;
  • apporre annotazioni digitali (post it ecc.);
  • trasformarlo in un formato file diverso;
  • apporre firma Digitale e marca temporale;
  • riprodurlo su carta (fotocopia se occorre);

A chi è indirizzato

  • aziende di qualsiasi settore e dimensione;
  • studi commercialisti / C.d.L.;
  • studi legali e notarili;
  • enti pubblici;
  • banche e compagnie assicurative;
  • ecc...
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